La facture entre par le site. Elle sort vers votre ERP déjà relue.
Chaque site envoie la photo ou le PDF. Un administrateur voit le document à côté des données, corrige ce qui ne tombe pas juste et approuve. Rien n'est envoyé à l'ERP sans cette relecture. La sortie est mise en place avec l'ERP que votre entreprise utilise déjà.
Pour les chaînes qui reçoivent la facture sur place, pas seulement dans une boîte mail.Là où la journée se perd
« La facture arrive en papier sur le site et quelqu'un la ressaisit dans l'ERP. »
« La comptabilité ne voit pas le document original au moment d'approuver. »
« Une note de débit reste seule, sans la facture qu'elle corrige. »
Du site à votre ERP
Le site envoie un JPG, un PNG ou un PDF. L'état passe de envoi en cours à en file, puis à lu.
Sont extraits le fournisseur, le NIT, le numéro, la date, les articles, les quantités, la TVA, les retenues et le total.
Avant l'envoi, les lignes sont comparées au sous-total. Si elles ne correspondent pas, le site voit l'écart.
Un administrateur voit tous les sites, le document à côté des données, et approuve, rejette ou demande une note de débit.
Ce qui est approuvé entre dans la file de l'ERP de votre entreprise. Chaque changement garde qui, quand et la valeur précédente.
Trente magasins. Une seule boîte.
Chaque site ne voit que ses factures. L'administrateur filtre par site, fournisseur, état et ancienneté, et prend la suivante dans la file. La comptabilité voit ce qui est déjà approuvé, sans pouvoir modifier la lecture.
La note reste attachée à sa facture
S'il manque une pièce, la facture ne se clôt pas toute seule. Le fournisseur entre sans mot de passe, consulte avec son NIT, confirme le numéro et envoie la note. L'administrateur voit la facture, la note et le net ensemble. Vers l'ERP, elles sortent comme des documents séparés et reliés.
Mise en place avec l'ERP de votre entreprise
• Lors de la mise en place, la sortie est reliée à l'ERP déjà utilisé par la comptabilité et les opérations.
• La file réessaie et montre l'erreur à l'administrateur. La facture n'entre qu'après la relecture.
• L'export Excel respecte le site, le fournisseur, l'état et la plage de dates. L'historique dit qui a envoyé, qui a approuvé et quel champ a changé.
Questions fréquentes
Apportez les factures qui se saisissent encore à la main.
Dans la démo, nous regardons un site, une facture avec des articles et une note de débit, jusqu'à la file de votre ERP.
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