Fakturaen kommer inn på avdelingen. Den går til ERP-et ferdig gjennomgått.
Hver avdeling laster opp bildet eller PDF-en. En administrator ser dokumentet ved siden av dataene, retter det som ikke stemmer, og godkjenner. Ingenting sendes til ERP-et uten den gjennomgangen. Utdataene settes opp med ERP-et bedriften allerede bruker.
For kjeder som mottar fakturaen i butikken, ikke bare i en innboks.Der dagen blir borte
«Fakturaen kommer på papir til avdelingen, og noen taster den inn i ERP-et på nytt.»
«Regnskap ser ikke originaldokumentet når de godkjenner.»
«En debetnota blir liggende løs, uten fakturaen den retter.»
Fra avdelingen til ERP-et
Avdelingen laster opp JPG, PNG eller PDF. Statusen går fra opplasting til i kø og til lest.
Leverandør, NIT, nummer, dato, varer, antall, MVA, trekk og total trekkes ut.
Før sending sammenlignes linjene med delsummen. Hvis de ikke stemmer, ser avdelingen differansen.
En administrator ser alle avdelingene, dokumentet ved siden av dataene, og godkjenner, avviser eller ber om debetnota.
Det som er godkjent, går i køen til bedriftens ERP. Hver endring viser hvem, når og forrige verdi.
Tretti butikker. Én innboks.
Hver avdeling ser bare sine egne fakturaer. Administratoren filtrerer på avdeling, leverandør, status og alder, og tar den neste i køen. Regnskap ser det som allerede er godkjent, og kan ikke endre avlesningen.
Notatet blir værende på fakturaen
Mangler det dokumentasjon, lukkes ikke fakturaen av seg selv. Leverandøren logger inn uten passord, slår opp med NIT, bekrefter nummeret og laster opp notatet. Administratoren ser faktura, notat og netto samlet. Til ERP-et går de som separate dokumenter med referanse til hverandre.
Settes opp med bedriftens ERP
• Under innføringen kobles utdataene til ERP-et som regnskap og drift allerede bruker.
• Køen prøver på nytt og viser feilen til administratoren. Fakturaen går inn først etter gjennomgangen.
• Excel-eksporten tar hensyn til avdeling, leverandør, status og datoperiode. Historikken sier hvem som lastet opp, hvem som godkjente, og hvilket felt som endret seg.
Vanlige spørsmål
Ta med fakturaene som i dag tastes inn for hånd.
I demoen ser vi på én avdeling, én faktura med varelinjer og én debetnota, helt til køen i ERP-et.
Be om en demo