Fakturan kommer in på enheten. Den går till ert ERP redan granskad.
Varje enhet laddar upp fotot eller PDF:en. En administratör ser dokumentet bredvid uppgifterna, rättar det som inte stämmer och godkänner. Ingenting skickas till ERP-systemet utan den granskningen. Utflödet byggs mot det ERP ert företag redan använder.
För kedjor som tar emot fakturan i butiken, inte bara i en inkorg.Där dagen försvinner
”Fakturan kommer på papper till enheten och någon knappar in den i ERP-systemet igen.”
”Ekonomi ser inte originaldokumentet när de godkänner.”
”En debetnota blir liggande löst, utan fakturan den rättar.”
Från enheten till ert ERP
Enheten laddar upp JPG, PNG eller PDF. Statusen går från uppladdning till kö och till läst.
Leverantör, NIT, nummer, datum, artiklar, antal, moms, innehållningar och total extraheras.
Före sändning jämförs raderna med delsumman. Om de inte stämmer ser enheten skillnaden.
En administratör ser alla enheter, dokumentet bredvid uppgifterna, och godkänner, avvisar eller begär en debetnota.
Det som godkänts går in i kön till företagets ERP. Varje ändring sparar vem, när och det tidigare värdet.
Trettio butiker. En enda inkorg.
Varje enhet ser bara sina fakturor. Administratören filtrerar på enhet, leverantör, status och ålder och tar nästa i kön. Ekonomi ser det som redan är godkänt och kan inte ändra avläsningen.
Notan stannar kvar på sin faktura
Saknas underlag stängs fakturan inte av sig själv. Leverantören loggar in utan lösenord, söker med sitt NIT, bekräftar numret och laddar upp notan. Administratören ser fakturan, notan och nettot tillsammans. Till ERP-systemet går de som separata dokument med referens till varandra.
Byggs mot ert företags ERP
• Vid införandet kopplas utflödet till det ERP som ekonomi och drift redan använder.
• Kön försöker igen och visar felet för administratören. Fakturan går in först efter granskningen.
• Excel-exporten tar hänsyn till enhet, leverantör, status och datumintervall. Historiken visar vem som laddade upp, vem som godkände och vilket fält som ändrades.
Vanliga frågor
Ta med fakturorna som idag knappars in för hand.
I demon tittar vi på en enhet, en faktura med rader och en debetnota, hela vägen till kön i ert ERP.
Boka en demo