Lectura de facturas de proveedor. De la sede a tu ERP, ya revisadas.
Cada sede sube la foto o el PDF. Un administrador ve el documento al lado de los datos, corrige lo que no cuadra y aprueba. Nada se envía al ERP sin esa revisión. La salida se implementa con el ERP que tu empresa ya usa.
Para cadenas que reciben la factura en el local, no solo en un buzón.¿Por qué se vuelve a digitar la factura de proveedor?
“La factura llega en papel a la sede y alguien la vuelve a digitar en el ERP.”
“Contabilidad no ve el documento original cuando aprueba.”
“Una nota débito queda suelta, sin la factura a la que corrige.”
Digitación manual y lectura con revisión
| Paso | Digitación manual | Factugo |
|---|---|---|
| Entrada | El papel llega a la sede y alguien lo vuelve a digitar en el ERP. | La sede sube JPG, PNG o PDF. |
| Campos | Queda lo que alcance a copiar quien digita. | Proveedor, NIT, número, fecha, ítems, cantidades, IVA, retenciones y total. |
| Control | Contabilidad aprueba sin el documento al lado. | El documento va junto a los datos. Nada sale al ERP sin aprobación. |
| Si la lectura falla | Se corrige y no queda rastro del valor anterior. | Queda el valor anterior, el nuevo y quién lo cambió. |
| Nota débito | Queda suelta, sin la factura que corrige. | La nota queda ligada a la factura y el neto se ve junto. |
¿Cómo se lee la factura y quién la aprueba?
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01
La sede sube JPG, PNG o PDF. El estado pasa de subiendo a en cola y a leído.
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02
Se extraen proveedor, NIT, número, fecha, ítems, cantidades, IVA, retenciones y total.
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03
Antes de enviar, las líneas se comparan con el subtotal. Si no cuadran, la sede ve la diferencia.
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04
Un administrador ve todas las sedes, el documento al lado de los datos, y aprueba, rechaza o pide nota débito.
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05
Lo aprobado entra a la cola del ERP de tu empresa. Cada cambio queda con quién, cuándo y el valor anterior.
Treinta locales. Una sola bandeja.
Cada sede ve solo sus facturas. El administrador filtra por sede, proveedor, estado y antigüedad, y toma la siguiente de la cola. Contabilidad ve lo ya aprobado, sin poder cambiar la lectura.
La nota queda pegada a su factura
Si falta soporte, la factura no se cierra sola. El proveedor entra sin contraseña, consulta con su NIT, confirma el número y sube la nota. El administrador ve la factura, la nota y el neto juntos. Al ERP salen como documentos separados, referenciados.
¿Cómo se integra con el ERP de la empresa?
• En la implementación se conecta la salida al ERP que ya usan contabilidad y operaciones.
• La cola reintenta y muestra el error al administrador. La factura entra solo después de la revisión.
• La exportación a Excel respeta sede, proveedor, estado y rango de fechas. El historial dice quién subió, quién aprobó y qué campo cambió.
Preguntas frecuentes
¿La sede puede aprobar?
No. Sube y ve el estado de las suyas. Aprueba un administrador.
¿Se puede aprobar sin ver la factura?
No. El documento va al lado de los datos.
¿Qué pasa si la lectura se equivoca?
Se corrige el campo. Queda el valor anterior, el nuevo y quién lo cambió.
¿El proveedor necesita un usuario?
No. Entra con NIT, número de factura y un código, y solo ve si debe una nota.
¿Con qué ERP funciona?
Con el de tu empresa. La conexión se hace en la implementación. Factugo no emite la factura electrónica: trabaja las facturas de proveedor que ya recibiste.
¿Cuánto tiempo se va hoy en digitar?
El resultado sale de los números que escribes. Es el tiempo de captura a mano, no una medición de precisión del lector.
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En la demo miramos una sede, una factura con ítems y una nota débito, hasta la cola de tu ERP.
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